Hướng dẫn triển khai mô hình Cloud Identity (Office 365)

I) Gii thiu bài viết

071215_0723_Tngquanvm5.png

Bài viết này ch yếu tp trung hướng dn trin khai mô hình Cloud Identity cho doanh nghip, bao gm quan trng như:

  • Cu hình thông tin cơ bn ca t chc/doanh nghip
  • Cu hình trang đăng nhp Office 365
  • To người dùng hàng lot vi file CSV
  • S dng tính năng mail merge đ gi tài khon cho tng người dùng
  • Thay đi tên đăng nhp user
  • To Secondary Email cho user

V vic đăng ký s dng Office 365 và khi to người dùng cơ bn, bn đc có th tham kho ti bài viết “Hướng dn đăng ký s dng Office 365

V vic tìm hiểu các mô hình triển khai Office 365, bn đc có th tham kho ti bài viết “Tổng quan về mô hình triển khai Office 365 – Office 365 Identity Model

II) Cu hình thông tin cơ bn ca t chc/doanh nghip

1. Đăng nhp vào Office 365 à Chn Admin

2. Chn hng mc Company Profile

3. ThCompany Profile cho phép doanh nghip khai báo thông tin t chc như: Organization Name, Address, City, Postal Code (700000), Business phone, Technical Contact Email, Default Domain ca t chc, Language

4. Th Custome theming cho phép doanh nghip cu hình giao din thanh Navigation Bar trên như:

  • Logo ca t chc ( đây tôi không khai báo)
  • Accent Color: màu cho ô App Launcher bên trái
  • Nav bar background color: màu cho toàn b thanh Navigation Bar
  • Text and icons: màu cho các icons và ch trên thanh Navigation Bar
  • App Launcher Icon: màu cho icon App Launcher

5. Th Custom Titles cho phép doanh nghip to thêm các ô ng dng trong App Launcher (như các đường dn website trong t chc)à n du “+” đ thêm 1 ô ng dng

  • Tên ca ô title, đường dn đến website, mô t thông tin, hình nh (logo ca ng dng)

  • Sau khi gn xong, người dùng trong t chc mun tìm ô Titles đó phi vào à App Launcher à Chn My apps như hình bên dưới

  • Chn ng dng và chn “Pin to App Launcher” đ gn vào thanh ng dng.

  • Kết qu như hình bên dưới

6. Th Custom Help Desk cho phép doanh nghip khai báo thông tin ca phòng ban h tr người dùng đ người dùng tin liên lc

  • Khi người dùng mun h tr, thì click vào du “?” s hin ra thông tin h tr người dùng

II) Cu hình trang đăng nhp Office 365

Hng mc này hướng dn người qun tr tùy biến giao din trang đăng nhp Office 365 cho t chc cá nhân ca mình

1. Người qun tr đăng nhp vào Office 365 Admin Portal à chn ADMIN à chn “Azure AD”

2. Chn vào Active Directory à chn vào Azure Active Directory s dng cho Office 365 ( đây tôi có ti 2 Azure AD) – Đnh nghĩa Azure AD

3. Chn vào Configure à tiếp tc chn “Customize Branding”

4. Bng bên dưới cho phép người qun tr upload hình nh tương ng vi tng hng mc giao din:

  • BANNER LOGO (60×280 – 10KB)): logo ca t chc/doanh nghip
  • SIGN IN PAGE TEXT: Slogan ca công ty hoc thông tin ca công ty đ người dùng d nhn biết
  • SIGN IN PAGE ILLUSTRATION (1420×1200 – 500KB): hình nh ca công ty

5. Kết qu sau khi cu hình được mô t như hình bên dưới:

III) To người dùng hàng lot và kích hot bn quyn Office 365 cho người dùng (Bulk create users with CSV file)

Đôi khi to mt vài người dùng trong t chc thì có th to theo cách “Create single user”. Nhưng đi vi nhng t chc khong 400 đến 500 người dùng mà s dng mô hình Cloud Identity thì vic to user s tr nên rt khó khăn. May mn thay, Microsoft cung cp thêm tính năng to hàng lot người dùng (Bulk create user) thông qua file .CSV. Sau đây tôi s hướng dn cách khi to này. Lưu ý: vi cách to này, 1 file .CSV ch cho phép to 250 người dùng trong t chc cho mt ln

1. Đăng nhp vào trang Office 365 Admin Portal à chn USERS à Active Users à chn logo ““:

2. Đ thc hin khi to hàng lot người dùng, Microsoft cung cp 6 bước khi to. Nhưng trước hết vi bước 1, người qun tr phi ti template khi to user mà Microsoft cung cp à click chn “Download a sample CSV File

3. Người qun tr khai báo nhng thông tin cn thiết vào các ct, tương ng mi dòng là 1 người dùng trong t chc, như hình bên dưới:

4. Sau khi son ra file danh sách người dùng, người qun tr chn “Browse” và chn đến đường dn file .CSV cha danh sách người dùng à chn “Next”

5. H thng s quét và lit kê nhng người dùng nào khai báo thông tin phù hp, nhng người dùng nào không đúng thông tin à chn “View” đ xem chi tiết như hình bên dưới

6. Tiếp theo cu hình Location cho người dùng. Hng mc này rt quan trng, người qun tr phi chn đúng quc gia ca mình, Microsoft s da trên thông tin này đ tiến hành đt Email, OneDrive for Business, SharePoint Online Data Center gn nht vi quc gia ca t chc đó. Đi vi Vit Nam thì nm v trí ca Asia Pacific, nên người dùng s nm 1 trong 2 data center ca Microsoft (Singapore hoc China), tương lai s có thêm Data Center “India” cho khi Asia

7. Bước tiếp theo là chn bn quyn cho tt c người dùng trong phiên khi to này, h thng cho phép chn nhiu gói bn quyn cùng mt lúc cũng như chn chi tiết (Granular choice) vào tng dch v Office 365 như hình bên dưới.

8. Khai báo email người qun tr, đ h thng gi danh sách email + mt khu vào hp thư ca người qun tr.

9. Khi to người dùng thành công, lúc này trên trình duyt cũng s hin thông tin mt khu tm thi cho tng người dùng trong danh sách à chn “View” đ xem chi tiết

10. Sau khi chn “View” người qun tr s thy danh sách tt c thông tin ca người dùng à m Excel à copy tt c các thông tin này ra file Excel và lưu li như hình bên dưới:

 

Như vy là hoàn tt vic khi to người dùng trong t chc, hng mc tiếp theo s hướng dn người qun tr cách thc thông báo và gi thông tin này cho người dùng.

IV) S dng tính năng Mail Merge đ gi thông tin tài khon Office 365 cho tng người dùng

Sau khi đã hoàn tt hng mc “III. To người dùng hàng lot và kích hot bn quyn Office 365 cho người dùng (Bulk create users with CSV file)”. Người qun tr phi thông báo thông tin này cho tng nhân viên trong t chc ca mình tương ng vi tng tài khon. Có nhiu cách đ gi thông tin này như: gi tin nhn qua đin thoi cho người dùng, gp trc tiếp người dùng đ bàn giao tài khon hoc gi email cá nhân cho tng người dùng.

Bài viết này tôi s hướng dn người qun tr gi tài khon Office 365 cho tng người dùng thông qua email cá nhân ca h. Bng cách s dng tính năng Mail Merge

1. Sau khi đã to hàng lot người dùng hng mc III, người qun tr đã lưu thông tin người dùng ra file excel như hướng dn trên, m li file excel


2. Tùy chnh li file Excel, thêm ct “Private Email” và đin email cá nhân tương ng ca tng người dùng vào và lưu li


3. M Microsoft Word à chn th “Mailings” à chn tiếp “Start Mail Merge” à Chn “Letter”


 
4. Son ni dung Email trước khi gi cho người dùng, tôi có son sn template như bên dưới:

 
5. Chn tiếp “Select Recipients” à chn “Use an Existing List”

6. Chn tiếp file excel cha danh sách người dùng


7. Stick chn nhng người dùng nào cn gi, nhng người dùng nào không cn gi email à Click OK


8. Tiếp theo, chn “Insert Merge Fields” à chn trường “DisplayName” trong file excel đ thêm vào template như hình bên dưới


9. Tiếp tc chn “Insert Merge Fields” à chn trường “UserName, Password” trong file excel đ thêm vào template như hình bên dưới


10. Cui cùng là thc hin gi email à chn” Finish & Merge” à “Send Email Message”


11. Trường “To” s là email cá nhân ca người dùng, tiêu đ Email à click chn OK đ tiến hành gi email thông qua Outlook trên máy


12. Kết qu



V) Thay đi tên đăng nhp user

Đôi khi người qun tri cn thay đi tên đăng nhp cho người dùng và đuôi email tương ng vì mt lý do nào đó

1. Chn người dùng cn thay đi tên đăng nhp và email à chn Edit à chn đuôi là domain khác

2. Chn đuôi đăng nhp vi domain khác

3. H thng s đưa ra cnh báo v Skype for Business Online, đuôi “SIP Domain” ca người dùng đó s thay đi trong vòng 24 tiếng, lúc này s b
nh hưởng ti vic tích hp Skype for Business client và Outlook Client v tính năng Presence

VI) To Secondary Email cho người dùng

Trong t chc, người dùng mong mun s dng nhiu đa ch email nhưng ch 1 tài khon email ca mình. Ví d như đa ch email chính (Primary Email) là huypd@hptcloud.onmicrosoft.com nhưng cũng có th có nhiu đa ch email khác (Secondary Email) như
huypd@hptvietnam.com, huypd@innhua.net. Sau đây là h
ướng dn khi to Secondary Email cho người dùng

1. Chn người dùng cn cu hình à chn “Edit”


2. Chn th “Email Address” à khai báo thêm email cho người dùng như hình bên dưới


3. Sau khi khai báo à chn “Save”


Bài viết cho mô hình Cloud Identity v cơ bn đây kết thúc.

 

 


Comments

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

40 − 33 =

LinkedIn Auto Publish Powered By : XYZScripts.com