Giới thiệu về Office 365

 

1

I) Đin toán đám mây (Cloud Computing)

 

Ngày nay, doanh nghip ln và nh luôn c gng đơn gin hóa và gim thiu các đ phc tp h thng công ngh thông tin ca mình thông qua vic chun hóa quy trình công ngh thông tin và tìm ra các phương pháp gim thiu chi phí vn hành, chi phí đu tư.

 

Và đin toán đám mây là mt trong nhng ưu tiên hàng đu mà doanh nghip đang hưng ti. Các dch v đin toán đám mây giúp doanh nghip có th gim ti bt đ phc tp ca h thng CNTT mình thông qua vic thuê và s dng các dch v ca nhà cung cp. Giúp doanh nghip phi hp vi đi ngũ IT ca mình ng dng h tng vào vic phát trin kinh doanh, hin thc hóa chiến lưt kinh doanh da trên các công c CNTT.

 

Ngoài ra, các nhà cung cp dch v đin toán đám mây luôn phát trin và liên tc đưa ra thêm các loi hình dch v khác nhau nhm càng làm phong phú gii pháp ca mình cũng như c gng đáp ng nhu cu ca khách hàng mt cách tt nht. Doanh nghip s có nhiu la chn da trên nhu cu ca t chc mình.

 

II) Ưu đim (Advantage)

2 

  • Quick Deployment: trin khai mt cách nhanh chóng da trên nhu cu ca khách hàng
  • Pay-as-you-grow: doanh nghip ch tr chi phí cho vic s dng các dch v và tài nguyên
  • Cost Efficient:
    • Hiu qu v mt chi phí đu tư (CAPEX): thay vì trin khai mô hình truyn thng (On-premise) đ đáp ng nhu cu s dng. T chc/doanh nghip có th s dng dch v đin toán đám mây đ tiết kim chi phí v thay vì đu tư h tng (Hardware, Cooling, Cabling, Data Center room) và bn quyn phn mm (Software Licensing) bên dưi
    • Hiu qu v mt chi phí vn hành (OPEX): khi s dng dch v đin toán đám mây, tt c vic vn hành v phn cng, phn mm đu do nhà cung cp (Cloud Computing Providers) chu trách nhim. Các doanh nghip ch cn chi tr chi phí cho vic s dng dch v
  • Up-to-date: h tng và cách dch v luôn đưc nhà cung cp cp nht bn vá, bo trì và nâng cp phn cng. Các dch v, ng dng ca nhà cung cp s luôn cp nht các tính năng mi, cp nht bn vá.
  • Scalability and Elasticity: đa dng hóa các tài nguyên cũng như đm bo kh năng nâng cp (Scale Up) và kh năng m rng (Scale-Out), tăng gim theo nhu cu.
  • Disaster Recovery: các trung tâm d liu ca các nhà cung cp dch v đin toán đám mây luôn đưc cu hình sn sàng khi có s c thm ha. Dch v ca doanh nghip s đưc phc hi mt cách chóng khi có s c ti data center đang chy dch v ca h.

 

III) Nhược đim (Disadvantage)

Tt nhiên, cũng còn rt nhiu băn khoăn v vic thc hin vic chuyn đi lên s dng các dch v đin toán đám mây. Đa phn, doanh nghip e ngi s dng các dch v đin toán đám mây bi vì mt s lý do tiêu biu như:

  • On-demand: dch v đin toán đám mây không đáp ng đưc mt s nhu cu đc thù ca doanh nghip thay vì có th gii quyết bng mô hình truyn thng.
  • Security in the Cloud: doanh nghip luôn lo s d liu ca mình b đánh cp khi đem lên môi trưng đám mây. Đc bit là nhng thông tin nhy cm ca t chc (thông tin chiến lưt ca t chc, d liu cá nhân ca nhân viên, d liu tài chính).
  • Technical Issue: mc dù s dng dch v ca nhà cung cp, nhưng doanh nghip vn phi đi mt vi mt s ri ro v mc k thut như nâng cp, bo trì h thng đnh k (Planned Maintenance).
  • Prone to attack: h thng đin toán đám mây đưc xem là mc tiêu tn công hàng đu ca các hacker. Ngày nay, vi rt nhiu cơ chế tn công mi và đ phc tp ca nó, nhà cung cp phi đm bo h tng mình luôn đưc cp nht và d liu ca doanh nghip luôn đưc bo v.
  • Possible downtime: hoàn toàn có th xy ra s c dn đến gián đon dch v (downtime) vào bt c lúc nào mà không cn báo trưc cho doanh nghip (Unplanned maintenance). Lúc này, nhà cung cp phi khc phc và đm bo dch v tr li bình thưng càng sm càng tt

 

IV) Microsoft Cloud Services Model

Microsoft Azure cung cp 3 loi hình cơ bn đưc lit kê như hình bên dưi

3

 

  • Software as a Service (SaaS): cung cp nhng phn mm, ng dng truyn thngmà doanh nghip thưng xuyên s dng. Vi loi hình này, Microsoft cho phép khách hàng thuê và s dng các dch v tiêu biu hin nay như:
    • Office 365:
      • Exchange Online
      • Exchange Online Archiving
      • Exchange Online Protection
      • Microsoft Dynamic CRM Online
      • Skype for Business Online
      • Power BI for Office 365
      • SharePoint Online
      • OneDrive for Business
      • Yammer Social Network
      • Microsoft Office Visio Pro
      • Microsoft Office Proplus
      • Project Online
      • Office Online (Office Web App)
      • Office Delve
      • Office Video
    • Visual Studio Online
    • Microsoft Intune (Mobile Device Management)
  • Platform as a Service (PaaS): cung cp nhng công c, tài nguyên cho vic phát trin và nghiên cu ca doanh nghip. Tiêu biu như:
    • Websites
    • SQL Azure
    • Media Services
  • Infrastructure as a Service (IaaS): cho phép doanh nghip thuê và s dng các h tng mà Microsoft cung cp như Virtualization, Storage, Networking, Load Balancer. Da trên các tài nguyên phn cng này, doanh nghip có th trin khai các máy o, cài đt các ng dng trên đó, cu hình tích hp h tng bên dưi liên kết vi h tng ca Microsoft (Hybrid Cloud). Các dch v tiêu biu như:
    • Virtual Machine
    • Virtual Network
    • Cloud Services
    • SQL Database
    • Storage
    • Service Bus

 

V) Phân bit vic s dng dch v gia Personal (cá nhân) và Enterprise (doanh nghip) ?

Vic phân bit gia ngưi s dng dch v rt quan trng. Có 2 khái nim đó là gia vic s dng Cá Nhân (Personal – Consumer) và Doanh Nghip (Enterprise):

  • Consumer (Cá nhân): càng nhiu tính năng và càng thun tin càng tt. Chng hn như h có th chia s file trên các dch v lưu tr trc tuyến như (OneDrive, Dropbox, Box, Google Drive). S dng các kênh giao tiếp công cng (Public Communication) cho vic giao tiếp khách hàng và bn bè như Facebook, Skype, Yahoo, Google Handouts. Và đa phn các dch v này luôn kèm qung cáo cũng như vic cam kết v thông tin, d liu ca ngưi dùng là không có (ngưi dùng phi t bo v thông tin, d liu ca mình)
  • Enterprise (Doanh nghip): ngoài vic thun tin s dng cho ngưi dùng, các ng dng dành cho doanh nghip luôn cam kết v bo mt, d liu. Cung cp các công c cho phép ngưi qun tr cu hình, qun lý trên tng tính năng, thc hin ghi nhn (audits) li các hot đng ca dch v cũng như thng kê (Reports) vic s dng dch v trong t chc ca mình. Các dch v tiêu biu ca Microsoft hin nay như (Skype for Business, Yammer Social Network, OneDrive For Business). Ngoài ra, các dch v tr phí dành cho doanh nghip còn cho phép cu hình giao din như logo thương hiu, slogan ca mình.

 

VI) Gii thiu Office 365

4 

Office 365 (O365) là mt trong nhng thương hiu thuc dòng dch v đin toán đám mây “SaaS – Software as a Services” mà Microsoft cung cp. Office 365 đi din cho mt nhóm các sn phm cn thiết trong t chc nhm giúp doanh nghip đt đưc hiu sut kinh doanh (Business Productivity) thông qua vic thuê và s dng. V cơ bn, Office 365 bao gm các sản phẩm:

 

SN PHM

LI ÍCH

Exchange Online

  • Sn phm email ca Microsoft da trên sn phm truyn thng (Microsoft Exchange 2013).
  • Cung cp các tính năng t cơ bn và đến cao cp đ đáp ng nhu cu ca Doanh Nghip.

Skype for Business Online

  • Sn phm truyn thông ni b đưc nâng cp t phiên bn cũ Microsoft Lync 2013
  • Cho phép t chc d dàng cng tác, giao tiếp ni b vi nhau thông qua các tính năng hi ngh trc tuyến , chia s file, trình chiếu trc tuyến mà không gii hn v trí đa lý. Mang li hiu sut làm vic trong môi trưng doanh nghip

SharePoint Online

  • Sn phm cho phép xây dng cng thông tin ni b ca t chc/doanh nghip
  • H tr xây dng và chun hóa quy trình, trong t chc/doanh nghip.

OneDrive for Business

  • Là mt dch v lưu tr đám mây phiên bn doanh nghip, cung cp các tính năng bo mt mà doanh nghip cn
  • Cho phép ngưi dùng lưu tr toàn b các hình nh, video và các tài liu quan trng trong t chc
  • D dàng truy cp d liu trên tt c thiết b h đang s dng (Mobile, Laptop, Desktop)

Yammer Social Network

  • Mng xã hi dành cho doanh nghip. Cho phép chia s các thông tin ch trong phm vi t chc/doanh nghip.
  • Khi to các nhóm phòng ban, các ch đ bàn lun ni b, chia s thông tin ni b.

Power BI for Office 365

  • Công c phân tích, thng kê d liu ni b ca t chc. Da trên thông tin, d liu ca doanh nghip s tái hin kết qu kinh doanh bng các hình nh, bng biu mt cách trc quan.
  • Ngưi dùng có th d dàng xem các bng thông kê này trên thiết b di đng, trình duyt web, đt nhng câu hi da trên kết qu đưa ra

Microsoft Office ProPlus

  • Bn quyn phn mm Microsoft Office 2013/2016 bên dưi máy trm ca ngưi dùng.
  • Nhưng thay vì là Product Key cho mi ln kích hot Microsoft Office bên dưi máy trm ngưi dùng. Dch v này cho phép kích hot da trên tài khon ca ngưi dùng (Microsoft Account)
  • Lưu ý: tính thuê bao (Subcriptions) s dng theo hàng tháng.

Microsoft Visio Pro for Office 365

  • Bn quyn phn mm Microsoft Visio 2013/2016 bên dưi máy trm ca ngưi dùng.
  • Nhưng thay vì là Product Key cho mi ln kích hot Microsoft Office bên dưi máy trm ngưi dùng. Dch v này cho phép kích hot da trên tài khon ca ngưi dùng (Microsoft Account)
  • Lưu ý: tính thuê bao (Subcriptions) s dng theo hàng tháng.

Office Online

  • Công c cho phép ngưi dùng m trc tuyến các tài liu lưu trên dch v lưu tr đám mây cá nhân, các email có đính kèm văn bn.
  • Tương tác thông qua các tính năng cơ bn như: to, xóa, cp nht, chnh sa thông tin và lưu li tài liu trc tuyến.

Project Online

  • Công c trc tuyến cho phép thiết kế và lp kế hoch d án trong mi lĩnh vc.
  • D dàng phân chia (assign) các đu mc công vic cho các nhân viên. Lp chi phí, ngân sách, lên lch nghiên cu……

Office Delve (Preview)

  • Sn phm này đang trong giai đon phát trin ca Microsoft
  • Cho phép thu thp tt c các thông tin, hot đng ca nhân viên đó trong t chc như chia s file, bình lun trên mng xã hi, đính kèm tài liu email.
  • Sau đó tái hin thành nhng bng thông tin (board) và tích hp các công c ca các sn phm khác trong Office 365. Giúp ngưi dùng có th quan sát mt cách tng quan và tr li nhanh chóng

Office Video (Preview)

  • Sn phm này đang trong giai đon phát trin ca Microsoft
  • Cho phép xây dng mt kênh truyn thông bng các Video trong t chc. Hot đng da trên mt phn cu trúc ca SharePoint, cho phép nhân viên đăng các đon video lên các ch đ trong t chc, chia s video v các k năng bán hàng, k năng giao tiếp, hình nh vui chơi ca công ty, phim tài liu ca t chc.

 

VII) Nhng li ích ca Office 365 ?

Vic trin khai và s dng Office 365 trong t chc ha hn đem li nhng li ích như sau:

  • Reduce risk of IT environment: Doanh nghip s không cn đu tư bt k h thng nào (h thng Email hoc h thng truyn thông hp nht) bên dưi h tng ca mình. Điu này giúp gim thiu ri ro v vic qun tr, vn hành và các s c vt lý như đin (Power Outage), cháy n…..
  • Give the workload to Microsoft: gim đưc chi phí đu tư (CAPEX) v h tng vt lý (Server, Switch, Router, Cabling) và bn quyn phn mm (Software Licensing). Ngưi qun tr s không phi lo lng v vic nâng cp, cp nht h thng luôn thưng xuyên cũng như hoch đnh v vòng đi ca h thng (Life Cycle Management) khi s dng Office 365. Toàn b vic qun lý, vn hành, bo trì và nâng cp s đưc đi ngũ nhân viên ca Microsoft thc hin.
  • Recurring month cost: có th d dàng tăng/gim s lưng ngưi dùng s dng Office 365 thông qua vic mua thêm hoc ct gim bt license mt cách phù hp. Thay vì phi hoch đnh và tăng gim v tài nguyên trong h thng truyn thng (On-premise) đ đáp ng nhu cu ca ngưi dùng.
  • Security and Reliability: Ngưi qun tr trong t chc s không phi lo lng v vic ci thin bo mt cho dch v cũng như tính sn sàng ca dch v mà Microsoft hoàn toàn chu trách nhim v vn đ này. Tuy nhiên, Microsoft vn tha thun mt mc đ nào đó ca dch v.
  • Access from anywhere: cho phép truy cp và s dng dch v Office 365 bt c đâu và trên bt c thiết b nào.

 

Li ích ca Office 365 còn đưc mô t như Infographic bên dưi:

 5

Comments

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

84 ÷ = 12

LinkedIn Auto Publish Powered By : XYZScripts.com